Vorauszahlungen zwischen zwei Parteien sind in der Futtermittel-Lieferkette gängige Praxis. Indem Sie vor Erhalt der Waren oder Dienstleistungen deren Bezahlung zusichern, können Sie bessere Lieferbedingungen bei Ihrem Lieferanten aushandeln.

Die Verarbeitung von vorausbezahlten Kaufverträgen in der Futtermittel-Lieferkette kann eine mühselige Angelegenheit sein, besonders wenn man mit Agrarrohstoffen zu tun hat. Bei Massenlieferungen können geringfügige Saldi von einem Vertrag offen bleiben. Ein ERP-System muss Sie unterstützen und darf Sie nicht mit zusätzlicher Arbeit und Zeitaufwand für die korrekte Verwaltung dieser vorausbezahlten Verträge belasten. Daher hat Adifo den Vorauszahlungsablauf in MILAS^®, der ERP-Software für die Futtermittelindustrie, optimiert.

Der Prozess

Wir von Adifo sind der festen Überzeugung, dass MILAS^®-Kunden Nutzen aus einem effizienteren und automatisierten Vorauszahlungsprozess ziehen. Bei der Konzeption des gesamten Vorauszahlungsablaufs stand ein Ziel im Mittelpunkt: Flexibilität. In erster Linie sollte es unseren Anwendern ermöglicht werden, vollständig und teilweise vorausbezahlte Verträge völlig mühelos zu verarbeiten. Die Flexibilität, vorausbezahlte Saldi von einem Kaufvertrag auf einen anderen zu übertragen, ist von wesentlicher Bedeutung; andererseits muss das System aber auch ausreichend rigide sein, um den Nutzer durch diesen Ablauf zu führen.

Adifos Vorauszahlungsablauf ist nicht nur eine flexible Lösung, sondern auch hochgradig automatisiert. Wenn ein Kaufvertrag als „vorausbezahlt“ markiert wird, kann der Kunde wählen, ob die Anzahlungsrechnung erstellt werden muss oder ob sofort ein Zahlungsjournal angelegt werden soll. Im Hintergrund fügt MILAS^® dann Verknüpfungen und Verweise zwischen diesen Transaktionen hinzu, so dass sich die Rückverfolgung und die Berichterstattung leicht gestalten.

Fazit

Durch die Implementierung dieses Prozesses gelangen Unternehmen, die die Vorauszahlungsfunktionen von MILAS^® nutzen, in den Genuss eines ERP-unterstützten Systems zur Verwaltung von Vorauszahlungen, was die folgenden Vorteile bietet:

• Manuelle Arbeit für die Verwaltung und Verfolgung entfällt
• Menschliche Fehler werden vermieden
• Die Verwaltung der Vorauszahlungen wird in das Cashflow-Management des gesamten Unternehmens integriert (was riesige Auswirkungen auf Ihre Finanzlage hat)
• Flüssigere Abwicklung mit Lieferanten

Unterstüzte Dynamics-Plattformen

Zurzeit ist das beschriebene Feature in MILAS^® auf der Grundlage von Microsoft Dynamics AX2012 R3 erhältlich. Adifo ist dabei, diese Funktion zusammen mit vielen anderen MILAS^®-Funktionen auf die neue Plattform Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations zu aktualisieren.