Vooruitbetalingen tussen twee partijen zijn erg gangbaar in de toeleveringsketen in de voedingsindustrie. Door te betalen voor de goederen of diensten voordat u ze ontvangt, kunt u betere contractvoorwaarden onderhandelen bij uw leverancier.

Het beheer van vooruitbetaalde aankoopcontracten in de toeleveringsketen kan omslachtig zijn, zeker als het over zogenaamde “soft commodities” gaat. Door bulkleveringen kunnen er soms kleine openstaande bedragen ontstaan voor een contract. Een ERP-systeem moet u ondersteunen in plaats van u op te zadelen met extra werk voor de administratie en de verslaglegging over vooruitbetaalde contracten. Daarom heeft Adifo de flow van vooruitbetalingen in MILAS®, zijn ERP-software voor de voederindustrie, geoptimaliseerd.

Het Proces

Bij Adifo geloven we dat MILAS®-klanten profiteren van een efficiënter en geautomatiseerd vooruitbetalingsproces. Toen we de volledige flow van vooruitbetalingen ontwierpen, hadden we één doel voor ogen: flexibiliteit. Eerst en vooral moeten onze gebruikers zowel volledig als gedeeltelijk vooruitbetaalde contracten zonder problemen kunnen verwerken. Daarnaast is het essentieel dat vooruitbetaalde saldi van één aankoopcontract naar een ander verplaatst kunnen worden, maar het systeem moet ook strikt genoeg zijn om de gebruiker door dit proces te gidsen.

Adifo's vooruitbetalingsproces is niet alleen flexibel, maar ook sterk geautomatiseerd. Als een aankoopcontract met “vooruitbetaald” aangeduid wordt, kan de klant kiezen om een vooruitbetalingsfactuur te genereren of onmiddellijk een betalingsdagboek te creëren. MILAS voegt achter de schermen links en referenties naar deze transacties toe, zodat er een gemakkelijk verslaggevings- en follow-upproces ontstaat.
 

Conclusie

Door dit proces te implementeren zullen bedrijven die vooruitbetalingen met MILAS® beheren, profiteren van een met ERP ondersteund managementsysteem voor vooruitbetalingen. Dat brengt de volgende voordelen met zich mee:

• Geen manueel werk voor de administratie en opvolging
• Geen menselijke fouten
• Integratie van het management van vooruitbetalingen in het kasstroombeheer van het hele bedrijf (wat een grote impact heeft op uw financiële situatie)
• Vlottere onderhandelingen met verkopers

Ondersteunde Dynamics Platformen

De beschreven functie is momenteel beschikbaar in MILAS® op basis van Microsoft Dynamics AX2012 R3. Adifo werkt momenteel aan de upgrade van deze en vele andere MILAS-functies naar het nieuwe Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations-platform.