Elke organisatie kent het wel: klanten die liever niet betalen. Dit leidt tot problemen met de te ontvangen rekeningen, vertraagt de cashflow en is nadelig voor het eindresultaat. Bedrijven trachten dan ook steeds vaker om het aantal onbetaalde (of te laat betaalde) facturen proactief te beperken door kredietlimieten te controleren. Zoals het spreekwoord zegt, ‘voorkomen is beter dan genezen’.

Controle van de kredietlimiet in Dynamics AX

MILAS AX ondersteunt deze proactieve controle door de bevestiging van bestellingen te blokkeren indien de kredietlimieten overschreden zijn of indien een klant meer onbetaalde facturen heeft dan is toegestaan. U kunt de ‘controle van de kredietlimiet’ en ‘dagen respijt’ zelf instellen:

• U kunt kredietlimieten bepalen voor alle klanten of enkel voor een bepaald aantal klanten. Bovendien kunt u leveringen ook uitstellen.
• U kunt de resterende kredietlimiet vergelijken met:
• het saldo van de klant
• het saldo van de klant en alle geleverde bestellingen
• het saldo van de klant en alle geleverde en niet-geleverde bestellingen
• U kunt ook een aantal ‘dagen respijt’ toekennen. Met deze functie kunt u de bestelling blokkeren zelfs indien de klant onder de kredietlimiet zit, maar onbetaalde facturen heeft die te oud zijn

Zo werkt het

Laten we deze functie in MILAS AX toelichten met een voorbeeld:

• Uw verkoper plaatst een nieuwe bestelling. Wanneer hij de bestelling bevestigt, krijgt hij/zij een foutmelding (of een waarschuwing, aan u de keus) omdat de kredietlimiet overschreden is met X-EUR. De bestelling is nu geblokkeerd en kan niet verder verwerkt worden.

• De gebruiker die verantwoordelijk is voor de kredietcontrole ziet de geblokkeerde bestelling in zijn/haar functiecentrum (krediet hoger dan bestellingen).
• Deze persoon kan dan beslissen om de bestelling vrij te geven of te blijven blokkeren. In MILAS AX kan hij/zij met één klik een overzicht opvragen van alle geblokkeerde bestellingen. Nu de verantwoordelijke over de juiste informatie beschikt, kan hij/zij beslissen om de bestelprocedure voort te zetten of op te schorten.
• De beslissing om de bestelling vrij te geven kan worden ondersteund door heel eenvoudig een ondubbelzinnig overzicht op te vragen van de saldo’s van de klanten.
• De vrijgegeven bestelling volgt dan automatisch de normale werkstroom (productie, verzending, levering ...).

Conclusie

Omdat de meeste sectoren geconfronteerd worden met steeds meer openstaande facturen en elke factuur geld waard is, trachten bedrijven de bestelprocedure voor bepaalde klanten te blokkeren. Om de controle van de kredietlimiet te ondersteunen, biedt MILAS AX een gestructureerde, flexibele en gebruiksvriendelijke tool die uw organisatie kan helpen om een gezonde cashflow te behouden.